Privacy verklaring

Het advocatenkantoor Dear Willez Masson & Costantini (hierna ‘DWMC’ genoemd) en de advocaten die er deel van uitmaken (hierna ‘wij’ genoemd) leven de regels inzake de bescherming van persoonsgegevens strikt na, zoals voorzien in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna de ‘AVG’ genoemd) en in de toepasselijke Belgische wetgeving.

In dat opzicht is het van essentieel belang dat we u informeren over de manieren waarop we uw gegevens kunnen verwerken. Dit privacybeleid verduidelijkt dan ook hoe DWMC uw persoonsgegevens verwerkt en beschermt.

Alle verzamelde persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met dit privacybeleid. Het is mogelijk dat we dat beleid van tijd tot tijd wijzigen.

A. Welke persoonsgegevens verwerken we en waarom?

Met ‘persoonsgegevens’ bedoelt de AVG alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

Welke persoonsgegevens DWMC verzamelt en verwerkt, kan verschillen afhankelijk van de betrokkenen en hun relatie met DWMC en onze advocaten. Als u vragen heeft over de verwerking van uw gegevens of andere thema’s, kunt u contact met ons opnemen op het volgende adres: info@dwmc.legal.

1. Dossier van onze cliënten

1.1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

Welke juridische entiteit uw persoonsgegevens verwerkt, hangt af van de advocaat of advocaten die instaan voor het dossier.

U kunt de lijst van de advocaten die kunnen instaan voor uw dossier raadplegen in onze algemene voorwaarden.

1.2. Waarom verzamelen we uw persoonsgegevens en op welke rechtsgronden?

1.2.1. Cliënten/contactpersonen binnen de organisatie van cliënten

Wij verzamelen en verwerken de persoonsgegevens die nodig zijn voor de volgende doelen:

- Beheer van het dossier dat u of uw organisatie ons toevertrouwt: de dienstverlening die voortvloeit uit de raadpleging en/of het vertegenwoordigingsmandaat (raad, bijstand en juridisch advies, vertegenwoordiging in rechtszaken of niet-gerechtelijke procedures enz.).

Rechtsgronden:

Als u een natuurlijke persoon bent: de verwerking gebeurt in het kader van het contract dat we met u hebben gesloten of desgevallend op grond van een van onze wettelijke verplichtingen.
Als u een natuurlijke persoon bent die een rechtspersoon vertegenwoordigt (vennootschap, vereniging enz.): de verwerking gebeurt op grond van ons gerechtvaardigde belang om over alle gegevens te beschikken die nodig zijn om de opdracht die uw organisatie ons toevertrouwt, naar behoren te volbrengen, of desgevallend op grond van een van onze wettelijke verplichtingen.

In sommige gevallen worden uw gegevens gedeeld met:

andere advocaten van DWMC;
gerechtelijke actoren (rechtbanken en gerechtshoven, collega’s van de tegenpartij of partners, bewindvoerders);
overheden (fiscale administratie, gemeentebesturen enz.);
onze leveranciers (vertalers enz.);
verzekeringsmaatschappijen.

- Administratief beheer van de relatie met de cliënt (dossier openen, verleende diensten registreren, factureren enz.).

Rechtsgrond:

Als u een natuurlijke persoon bent: de verwerking gebeurt in het kader van het contract dat we met u hebben gesloten.
Als u een rechtspersoon bent die de organisatie van een cliënt vertegenwoordigt: de verwerking gebeurt op basis van ons gerechtvaardigde belang om te beschikken over alle gegevens die nodig zijn voor het goede administratieve beheer van uw dossier.

- Beheer in de brede zin van de strijd tegen witwaspraktijken

Rechtsgrond: deze verwerking steunt op het naleven van onze wettelijke verplichtingen opgelegd door de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten, en door artikel 4.85 en volgende van onze gedragscode voor advocaten.

Indien nodig kunnen uw gegevens worden overgedragen aan de tuchtrechtelijke instanties.

- Beheer van belangenconflicten (controle van mogelijke belangenconflicten binnen DWMC).

Rechtsgrond: deze verwerking steunt op onze deontologische verplichtingen (hoofdstuk 5, titel 5 van de gedragscode voor advocaten).

Uw gegevens worden gedeeld met de andere advocaten van DWMC.

- Beheer van geschillen (betalingsaanmaningen, eventuele geschillen over honoraria enz.).

Rechtsgrond: deze verwerking gebeurt op basis van ons gerechtvaardigde belang om de nodige gegevens te verzamelen en te verwerken voor het beheer van een geschil of rechtszaak.

Indien nodig worden uw gegevens gedeeld met de orde waartoe de betrokken advocaat behoort, met de raad die ons bijstaat bij het innen van de honoraria en met de rechtbanken en gerechtshoven.

1.2.2. Personen die worden vermeld in of betrokken zijn bij een dossier

Wanneer cliënten ons een dossier toevertrouwen, verwerken we de persoonsgegevens van de personen die worden vermeld in of betrokken zijn bij het dossier (tegenstanders, derden vermeld in het dossier, advocaten, gerechtsdeurwaarders, magistraten enz.), om het dossier te kunnen beheren en de belangen van de cliënt te verdedigen.

Rechtsgrond:

In alle gevallen: deze verwerking steunt op ons gerechtvaardigde belang om te beschikken over alle gegevens die nodig zijn om de opdrachten die onze cliënten ons toevertrouwen, tot een goed einde te brengen.
Indien van toepassing: deze verwerking kan ook steunen op de naleving van onze wettelijke verplichtingen.
In sommige gevallen worden uw gegevens gedeeld met:

andere advocaten van DWMC;
gerechtelijke actoren (rechtbanken en gerechtshoven, collega’s van de tegenpartij of partners, bewindvoerders);
overheden;
onze leveranciers (vertalers enz.);
verzekeringsmaatschappijen.

1.3. Welke persoonsgegevens worden verzameld?

1.3.1. Cliënten/contactpersonen binnen de organisatie van cliënten

We verzamelen en verwerken de verschillende persoonsgegevens die betrekking hebben op en relevant zijn voor het dossier dat u of uw organisatie ons toevertrouwt, of die nodig zijn voor de naleving van een van onze wettelijke verplichtingen:

Persoonlijke identificatiegegevens en contactgegevens (achternaam, voornaam, functie, adres (privé en/of zakelijk), telefoonnummer (privé en/of zakelijk), e-mailadres (privé en/of zakelijk), ondernemingsnummer, btw-nummer, rijksregisternummer, gegevens van de identiteitskaart of het paspoort, de UBO-categorie(ën) waartoe de betrokken persoon behoort enz.).
Financiële gegevens (bankrekeningnummer, gegevens over verzekeringen, solvabiliteit, financiële transacties enz.).
Juridische gegevens (met betrekking tot strafrechtelijke en burgerrechtelijke veroordelingen, procedurehandelingen, strafrechtelijke en administratieve sancties enz.).
Gegevens met betrekking tot het beroep en de tewerkstelling (gegevens over de huidige tewerkstelling, de beëindiging van de tewerkstelling enz.).

1.3.2. Personen die worden vermeld in of betrokken zijn bij een dossier

We verzamelen en verwerken diverse persoonsgegevens die verband houden met en vermeld staan in het dossier dat de cliënt ons toevertrouwt, evenals de gegevens die nodig zijn om dat dossier te beheren, zoals:

Persoonlijke identificatiegegevens en contactgegevens (achternaam, voornaam, functie, adres (privé en/of zakelijk), telefoonnummer (privé en/of zakelijk), e-mailadres (privé en/of zakelijk), ondernemingsnummer, btw-nummer enz.).
Financiële gegevens (bankrekeningnummer en rekeningnummers van derden enz.)
Juridische gegevens (met betrekking tot strafrechtelijke en burgerrechtelijke veroordelingen, procedurehandelingen, strafrechtelijke en administratieve sancties enz.).
Gegevens met betrekking tot het beroep en de tewerkstelling (gegevens over de huidige tewerkstelling, de beëindiging van de tewerkstelling enz.).

1.4. Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?

We hanteren duidelijke regels over hoelang we uw persoonsgegevens bewaren. Die duur hangt af van de verschillende hierboven genoemde doelen en houdt rekening met mogelijke wettelijke verplichtingen om bepaalde gegevens te bewaren.

Beheer in de brede zin van het door de cliënt toevertrouwde dossier: de volledige duur van de opdracht en tot 5 jaar nadat deze is beëindigd.
Administratief beheer van de relatie met de cliënt: 7 jaar voor kopieën van facturen.
Beheer in de brede zin van de strijd tegen witwaspraktijken: 10 jaar (vanaf het einde van de opdracht).
Beheer van belangenconflicten: tot het einde van de opdracht.
Beheer van geschillen: voor de duur van het geschil.

B. Informatie en communicatie

Als verwerkingsverantwoordelijke bezorgen we u van tijd tot tijd informatie in de vorm van newsflashes, mededelingen, uitnodigingen voor evenementen enz.

In dat kader verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens (achternaam, voornaam, functie, privé en/of zakelijk e-mailadres) voor het beheer in de brede zin van marketing op basis van ons gerechtvaardigde belang (vrijheid van ondernemen en vrijheid van meningsuiting en informatie).

Uw gegevens worden zolang bewaard als nodig is voor de hierboven vermelde doelen.

C. Leveranciers en dienstverleners

Als verwerkingsverantwoordelijke verzamelt en verwerkt DWMC uw persoonsgegevens (achternaam, voornaam, zakelijk telefoonnummer en e-mailadres, beroep enz.) voor het beheer van onze leveranciers en dienstverleners (beheer van bestellingen, betalingen enz.) op basis van ons gerechtvaardigde belang om onze goede werking te verzekeren (vrijheid van ondernemen).

Uw gegevens worden zolang bewaard als nodig is voor de hierboven vermelde doelen.

D. Recruitment

Welke juridische entiteit uw persoonsgegevens verwerkt, hangt af van de advocaat of advocaten waarbij u solliciteert. U kunt de lijst met advocaten raadplegen [verwijzing naar de algemene voorwaarden].

Wij verwerken uw persoonsgegevens (achternaam, voornaam, persoonlijk e-mailadres, telefoonnummer en adres, geboortedatum, nationaliteit, informatie over studies en opleidingen en over vorige beroepen en tewerkstellingen (universiteit, specialisatie, functie, ervaring, vorige werkgevers enz.), naast andere gegevens die worden vermeld in het curriculum vitae) op basis van ons gerechtvaardigde belang om het recruitmentproces vlot te laten verlopen en uw kandidatuur te beoordelen met het oog op een mogelijke samenwerking.

Wij bewaren uw gegevens tijdens de recruitment en voor een periode van 2 jaar. Nadien worden uw gegevens verwijderd.

E. Website

1. Als u ons een bericht stuurt via het algemene contactadres info@dwmc.legal.

DWMC verwerkt uw persoonsgegevens (achternaam, voornaam, e-mailadres) en alle andere informatie in uw bericht op basis van ons gerechtvaardigde belang om op uw bericht te antwoorden.

Uw gegevens worden zolang bewaard als nodig is om op uw verzoek te antwoorden.

B. Wat zijn uw rechten?

In overeenstemming met de voorwaarden van de AVG heeft u de volgende rechten:

Recht van inzage: uitsluitsel verkrijgen over het al dan niet verwerken van de u betreffende persoonsgegevens en informatie over de verwerking;
Recht op rectificatie: onjuiste gegevens laten rectificeren;
Recht op wissing: gegevens laten wissen;
Recht op beperking van de verwerking: de verwerking laten beperken;
Recht op overdraagbaarheid van gegevens: uw recht op overdraagbaarheid van gegevens uitoefenen, d.w.z. het recht om ons te vragen gegevens over te dragen, ofwel direct aan u ofwel aan een andere verwerkingsverantwoordelijke;
Recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken als we uw persoonsgegevens verwerken op grond van uw toestemming;
Recht van bezwaar: zich verzetten tegen elk gebruik van uw gegevens om met uw specifieke situatie verband houdende redenen;
Recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming waaronder profilering;
Een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/).

Als u een van uw rechten wilt uitoefenen of als u niet tevreden bent met de manier waarop we uw persoonsgegevens beschermen, kunt u een klacht indienen per e-mail, met in de bijlage een identiteitsbewijs (bijvoorbeeld een kopie van uw identiteitskaart, waarop u de gegevens die we niet nodig hebben, kunt verbergen), naar info@dwmc.legal. Door dat identiteitsbewijs te verzenden, geeft u toestemming om de persoonsgegevens erop te verwerken. We zullen die gegevens alleen gebruiken om uw identiteit te verifiëren. We houden die gegevens slechts bij zolang dat nodig is om in te gaan op uw verzoek en daarna verwijderen we ze.

U hoeft niets te betalen voor dergelijke verzoeken, tenzij ze duidelijk ongegrond of buitensporig zijn. In dat geval houden we ons het recht voor om te weigeren in te gaan op uw verzoek.

Wij trachten zo snel mogelijk te antwoorden op verzoeken van betrokkenen en in elk geval binnen een maand na ontvangst van hun verzoek.